بازخورد دادن در مورد رفتار یا عملکرد منفی همیشه یکی از چالش های مدیران و مسئولان سازمانها بوده و هست. بخصوص وقتی لازم است به افرادی با جایگاه کلیدی در سازمان بازخورد سازنده داده شود همیشه نگرانی از عکس العمل فرد وجود دارد.
در شرکتی با فردی مواجه بودیم که علیرغم کارایی قابل قبول و تعلق سازمانی بالا، رفتارهای پرخاشگرانه و نامناسبی نسبت به همکاران و در برخی موارد مراجعین خودش داشت. پس از جلسات مشاوره فردی با اون کارمند و مدیرش تصمیم قطعی گرفتیم که باید در مورد رفتارهای نامناسب فرد تذکر جدی بدهیم و عواقب احتمالی رو هم بپذیریم. مدیر فرد نگران بود که اون فرد تصمیم به خروج از سازمان بگیرد و او نتواند در زمان مناسب برای وی جایگزینی بیابد. مدیر اداری مجموعه هم نگران عکس العمل پرخاشگرانه او و اثرش بر سایر افراد مجموعه بود.
قرار شد با شیوه بازخورد سازنده پیش برویم. اون فرد رو به جلسه مشترکی با مدیر مستقیم خود و مدیر اداری مجموعه و من بعنوان تسهیلگر دعوت کردیم. در ابتدا با صحبتهای اولیه جو جلسه رو از استرس و نگرانی خالی کردیم. بعد از اون از عملکرد کاری اون فرد تشکر کردیم و بهش گفتیم که خوشحالیم که در کنار سازمان هست و برای تلاش و زحمتی که میکشه بسیار ارزش قایلیم و امیدواریم شرایط بنحوی پیش بره که بتونیم مدت طولانی همکاری کنیم.
در ادامه براش شرح دادیم که علیرغم عملکرد کاری مثبت، رفتار او در محیط کار مناسب نیست و این نوع رفتار میتونه موجب استرس و نارضایتی سایر همکاران بشه، کارایی خودش رو کاهش بده و وجه و برند سازمان رو خدشه دار بکنه. خواهش کردیم برای تداوم همکاری تلاش بکنه تا رفتار مناسب تری در قبال همه افراد در محیط کار داشته باشه. طبیعتا فرد شروع به دفاع از خودش کرد. ما هم با آرامش همه دفاعیات فرد رو شنیدیم و مواردی رو که قابل قبول بود پذیرفتیم و در سایر موارد پاسخ مناسب دادیم.
در انتها ازش خواستیم که قول بده در سه ماه پیش رو تلاش میکنه که رفتارهای بهتری بروز بده و پرخاشگری رو کنار میگذاره. با کمی اغماض، تغییر در کلمات و شرایط مورد توافق طرفین، اون فرد قول داد که تلاشش رو خواهد کرد. تاریخ بعدی جلسه رو تعیین کردیم و گفتیم که سه ماه بعد دوباره رفتار و عملکردش بررسی میشه و در یک جلسه مجدد صحبت میکنیم.
جلسه بازخورد سازنده ما با نتیجه قابل قبول در این فاز یعنی پذیرش فرد و تعهد برای اصلاح رفتار نامناسب به پایان رسید.
شیدا جعفری