چندی پیش در یکی از شرکتهای که کار مشاوره انجام میدهیم منشی اصلی شرکت استعفا داد. استعفای غیر مترقبه ای نبود و نمیتوان گفت کسی از این خروج ناراحت شد. جو عمومی شرکت دوستانه نبود و حول و حوش این سمت بخصوص هم مشکلات فراوانی وجود داشت. ارتباطات سازمانی شفاف و مثبت نبود و در حاشیه هر رخدادی حجم بالایی از حواشی و رفتارهای غیر حرفه ای و حتی پرخاشگرانه دیده میشد.
استخدام علمی
برای استخدام منشی جدید، تلاش فراوانی کردیم و با همه روشهایی که میشناختیم دنبال یک فرد مثبت اندیش، پر انرژی و هدفمند گشتیم. از تست ها و مصاحبه های روان شناسی استفاده کردیم، شرایط داخلی شرکت را برای تک تک کاندیداها توصیف کردیم و با قراردادنشان در شرایط واقعی راهکار خواستیم. بعد از انتخاب اولیه دوره آزمایشی یک هفته ای طراحی کردیم و از روز اول بازخورد دادن و گرفتن را در شرح وظایف فرد گنجاندیم.
امروز نزدیک 2 ماه از ورود منشی جدید میگذرد، اولین نشانه روشنی که میتوان در محیط کاری دید، آرامش است، تعداد زیادی از تنش ها و حاشیه های موجود در روابط افراد کاسته شده است. همکار جدید ما با صبوری و هوش هیجانی بالا، در درجه اول تلاش کرده است تا شرایط افراد مختلف را درک کند، تلاش کرده است تا ارتباطات شفاف و دوستانه ای برقرار کند و بیش از هر چیز با مثبت نگری و مثبت اندیشی به آدمهای مختلف این پیغام را رسانده است که قصد کمک و همراهی دارد. وابسته به هیچ فرد و گروهی نیست و میتواند دوست مشترک همه باشد. قدرت مدیریت احساسات به وی کمک میکند که علیرغم حجم بالای کاری در این سمت بخصوص و نیاز به ارتباط با افراد مختلف از دپارتمان های مختلف، آرامش و کارایی خود را حفظ کند و دچار آشفتگی و تنش نشود و جو عمومی سازمان را به تنش نکشاند.
منشی ها را جدی بگیریم
بنظر میرسد منشی ها بعنوان نقطه تلاقی بسیاری از ارتباطات سازمانی میتوانند نقش قابل توجهی در آرامش و شفافیت در محیط های کار داشته باشند. پیشنهاد میشود این نقش و سمت را بیش از گذشته جدی بگیریم و دنبال آدمهایی باشیم که بیش از مهارت های فنی، مهارتهای رفتاری توسعه یافته داشته باشند.