در برابر استعفای ناگهانی یک فرد چه باید کرد؟ قسمت اول
احتمالا بارها در شرکتهای مختلف شاهد عکس العمل های نامناسب در برابر استعفای پرسنل بوده ایم. چه آن فرد پس از استعفا سازمان ما را ترک کند و چه به هر دلیلی در مجموعه ما باقی بماند، رویکرد ما و رفتار ما در قبال استعفای خود را فراموش نخواهد کرد. علاوه بر فرد، همکاران وی، دوستانش در شرکت و در سطوح بالاتر همه پرسنل مجموعه شاهد عملکرد ما هستند و بخشی از فرهنگ سازمان، برداشت افراد در مورد شرکت و در نهایت برند کارفرمایی ما توسط این رفتار ساخته خواهد شد.
آیا میتوان پس از استعفا و تصمیم به خروج یک فرد از شرکت هر نوع رفتاری در قبال وی داشت؟ آیا شرکت و مدیران آن میتوانند به بهانه خاتمه همکاری همه پیوندهای اجتماعی و عاطفی ایجاد شده را به سرعت ویران کنند؟ میتوان فرد را از تمامی حقوق اجتماعی و ارتباطی خود محروم ساخت؟ میتوان به فرد برچسب بی وفا، نمک نشناس و قدرناشناس زد؟
همکاری در یک مجموعه یک رابطه دوسویه است. یک فرد در قبال ارایه مجموعه خدمات خود و اختصاص زمان خود به یک شغل از مزایای سازمانی مانند درآمد، ارتباطات اجتماعی، فرصت های رشد و توسعه فردی و مانند این بهره مند میشود. این رابطه دوسویه در اکثر مواقع در شرایط تعادل قرار دارد، یعنی هرچه فردی خدمات بیشتر و با کیفیت بهتری به سازمان ارایه کند از مجموعه مزایای بیشتری برخوردار میشود.
تقاضای استعفای یک فرد از سازمان میتواند به دلایل مختلف مانند بهم خوردن تعادل در رابطه دوسویه بالا و یا هر دلیل شخصی دیگری باشد که در اینجا مجال پرداختن به آن نیست. اما رویکرد مناسب در قبال آن چیست؟ میتوان دوحالت کلی در نظر گرفت. در حالت اول پس از استعفای فرد و در مشورت با مدیر و یا سرپرست مستقیم او به این نتیجه میرسید که فرد باید از مجموعه خارج شود و میتوان در زمان مناسب جایگزین بهتری برای او یافت. در این مورد کافی است :
- طی یک ایمیل و یا نامه رسمی و یا در جلسه ای حضوری ضمن تشکر از مدت زمان همکاری اش با شرکت(هرچقدر که باشد) به او اطلاع دهید که استعفایش پذیرفته شده است.
- با یادآوری قوانین و قرارداد منعقد شده میان طرفین و یا توافق دو سویه زمان لازم برای انجام وظایف نیمه تمام و خروج از مجموعه را تعیین کنید.
- مجموعه انتظاراتتان از فرد در مدت زمان باقی مانده را بصورت واقعی و نه ایده آل گرایانه تخمین زده و بصورت کاملا شفاف و جزیی در اختیار او قرار دهید.
- با یک ایمیل و یا نامه رسمی و ترجیحا در یک جلسه حضوری به سایر همکاران فرد اطلاع دهید که وی در حال خروج از سازمان است و تاریخ انتهای حضور فرد در مجموعه را اعلام کنید.( از بروز شایعات و حرف و حدیث ها جلوگیری کنید)
هرگز با این رفتارها برند کارفرمایی و فرهنگ سازمانتان را تخریب نکنید.
- هرگز به فردی که استعفا داده نگویید که شما منتظر استعفایش بوده اید. این کار هیچ سودی برای طرفین ندارد.
- آنچه را در قبال وی انجام داده اید، به وی یادآوری نکنید( به تعادل دو سویه بالا فکر کنید)
- نیازی به یادآوری و ذکر خطاها، کوتاهی ها و کاستی های عملکرد وی نیست، برای اصلاح این موارد زمانی باقی نمانده است.
- در مناسبت ها، تهیه هدیه ها و … او را از لیست حذف نکنید. هر فردی تا آخرین روز حضور، پرسنل مجموعه شماست و این رفتار بر برداشت سایر افراد از شما و عملکردتان در قبال افراد مستعفی اثری جبران ناپذیر خواهد داشت.
- تا آخرین روز حضور در مورد اتاق، لوازم، وسایل و ابزار کاری وی اقدامی ننمایید. حریم افراد تا آخرین لحظه محترم است.
- اگر با قصدی خیر بدنبال ارایه بازخورد به فرد هستید، لیستی از مهارتهایی که میتواند با توسعه آنها در خود به موقعیت های شغلی بهتری دست یابد و یا عملکرد خود را بهبود دهد تهیه کرده و همراه آرزوی موفقیت و پیشرفت مستمر در اختیار وی قرار دهید.
حالت دوم زمانی است که یکی از افراد با ارزش سازمانتان استعفا داده است و شما و مجموعه شرکت مایل به خروج او از مجموعه نیستید. ادامه این بحث را در مطلب بعدی مطالعه نمایید.
نویسنده: شیدا جعفری