در فرآیند مدیریت نیروی انسانی وجود فرآیندهای روشن و دقیق، فرم ها و چارچوب ها و سیستم های کنترلی عملکرد یکی از اساسی ترین نیازمندیهای هر سازمانی ست. این فرآیندها و سیستم ها کمک میکند تا افراد بدون سردرگمی وظایف خود را سازمان دهی کنند و مدیران بتوانند با سهولت بیشتری بر عملکرد پرسنل نظارت نمایند. اما نکته مهم در این میان این است که ایجاد و کاربرد این سیستم ها بصورت افراطی میتواند برخی مهارتهای رفتاری افراد بخصوص مسئولیت پذیری را دچار مساله کند.
آرجریس در انتقاد به اصول بروکراسی وبر میگوید که تنظیم رویه ها و مقررات و ایجاد سلسله مراتب تصمیم گیری میتواند منجر به عدم رشد روانی افراد در محیط کار شود. در واقع هر انسانی به سطحی از مسئولیت پذیری فردی و خودکنترلی نیاز دارد که ممکن است در یک سیستم بسیار بروکراتیک نتواند انرا بروز دهد. این خود کنترلی و مسئولیت پذیری در سایه اختیار و آزادی عمل رشد میکند و کارایی افراد را بهبود میدهد.
امروزه و در متون مرتبط با اشتیاق شغلی و انگیزش نیروی انسانی دو مفهوم حسن نیت و اختیار به کرات دیده میشود. در توضیح مفهوم حسن نیت گفته میشود که بخش بزرگی از توافقات میان کارفرما و نیروی انسانی توافقاتی روانی و غیر مکتوب است که بر پایه حسن نیت طرفین پذیرفته میشود. اگر سازمانی تلاش کند تا همه انتظارات و توقعات سازمان از افراد را بصورت قرارداد رسمی و مکتوب دراورد و برای تخطی از هر کدام عواقب قانونی تدوین کند، به احتمال زیاد مسئولیت پذیری و کنترل درونی فرد و در نهایت اشتیاق و انگیزه او کاهش خواهد یافت.
در مورد مفهوم اختیار منظور این است که هر فرد سازمان باید بتواند بر بخشهایی از زندگی روزمره کاری خود کنترل داشته باشد و برای چگونگی انجام فعالیتهاش تصمیم بگیرد. اگر در سازمانی رویه های انجام کارها بسیار سخت گیرانه و بی انعطاف باشد و مدیر کنترل و نظارت دایمی و مداخله جویانه ای بر رفتار و عملکرد افراد داشته باشد حس مختار بودن به شدت آسیب میبند و اولین نتیجه آن سرخوردگی و فرسودگی شغلی و در نهایت افت انگیزه و انرژی کاری ست.
بنظر میرسد در ایجاد و بکارگیری سیستم های فرآیندی و نظارتی خوب است به نیازمندیهای روانی افراد شامل نیاز به اختیار و آزدی عمل و مسئولیت پذیری در قبال وظایف فردی توجه شود و سطحی از انعطاف پذیری برای افراد ایجاد شود.