مزایای نوشتن شرح شغل برای نیروی انسانی کسب و کارتان
هیچ قانونی لازم نیست تا صاحبان صنایع را مجبور به نوشتن شرح شغل کند. این کار در عین زمان بر و هزینه بر بودن ضروری است. یکی از مهترین نیازمندیهای یک فرد، دانستن شفاف وظایف شغلی و انتظارات کارفرما از خود است که طبق بررسی ها نقش بسیار بالایی در اشتیاق سازمانی افراد دارد. تا جایی که اولین سوال پرسش نامه اشتیاق سازمانی موسسه گالوپ به این موضوع اختصاص دارد.
یک شرح شغل میتواند در حوزه های مختلف مفید باشد. شرح شغل نتیجه تحلیل ها و فرآیندهایی است که وظایف ویژه و نیازمندیهای خاص هر شغل را همراه اهمیت نسبی آنها مشخص میکند. زمانی که این سند آماده شد میتواند در موارد زیر نیز مورد استفاده قرار بگیرد.
- برای نوشتن آگهی های استخدام و سوالات مصاحبه
اولین قدم برای یافتن یک کارمند خوب این است که بدانید به چه کسی احتیاج دارید. انجام تحلیل شغل و نوشتن شرح شغل کمک میکند تا بدانید که دقیقا چه مهارت ها، تجربه، توانایی های شناختی و رفتاری از کارمند جدید انتظار دارید. زمانی که این اطلاعات را بدست آوردید میتوانید برای نوشتن سوالات مصاحبه از آنها استفاده کنید.
- تهیه برنامه کاری کارمندان جدید
اطلاع کامل از وظایف یک شغل میتواند کمک کند که در تدوین برنامه های یک کارمند جدید مطلبی را فراموش نکنید. شرح شغل لیستی از وظایف اصلی و فرعی ارایه میکند و تصویر کاملی از آنچه یک فرد بصورت روزانه انجام میدهد بروز میدهد و میتواند کمک کند تا بدانید در چه زمانهایی فرد جدید به تعامل با دیگران نیاز خواهد داشت.
- تدوین برنامه های آموزش و توسعه مورد نیاز هر شغل
چه مطالبی را باید به کارمندانتان بیاموزید؟ شما میدانید که کارمندتان چه مهارت هایی دارد و یک شرح شغل مهارت های مورد نیاز یک شغل را مشخص میکند. پس میتوانید شکاف میان این دو را یافته و برنامه های آموزشی مناسب برای آنها تدوین کنید.
- تعیین حقوق و مزایا و سایر پاداش ها
قبل از آنکه برای یک شغل حقوقی در نظر بگیرید خوب است بدانید که برای انجام آن شغل چه چیزهایی لازم است. یک شرح شغل میتواند کمک کند تا در مورد تحصیلات مورد نیاز، مهارت ها و مدارک خاص و سطوح و طول تجربیات مورد نیاز اطلاع یافته و با وجود این اطلاعات در مورد حقوق تصمیم بگیرید.
- مدیریت عملکرد
اگر نیازمندیهای کامل یک شغل را بدانید، مدیریت عملکرد افراد بسیار ساده تر میشود. بعلاوه بسیاری از شرح شغل ها انتظارات عملکردی را مشخص میکنند. برای مثال، ممکن است بنویسید که فرد باید قبل از سه زنگ با لحن مهربان و خوشامد گویی ویژه شرکت، پاسخگوی تلفن باشد.
- کاهش مسایل قانونی
مجموعه زیادی از قوانین کار و تامین اجتماعی و سلامت روان در مورد نوع وظایف کاری و شرایط انجام آن هستند. اگر برای فرد حادثه ای رخ دهد لازم است حدود انجام وظایف و میزان ایمنی آنها مشخص باشد. مستند بودن شرح شغل ها و شرایط استاندارد انجام کار به شما کمک میکند تا کمتر در معرض مسایل قانونی قرار بگیرید و البته به نیروی انسانی کمک میکند تا در شرایط استاندارد فعالیت کند.
حتی اگر به هر دلیلی مجبور به نوشتن شرح شغل نیستید، ایجاد این سند کمک میکند تا وجوه زیادی از وظایف مربوط به منابع انسانی را پوشش داده و اداره کسب و کارتان را تسهیل کنید. افراد متخصص و گروههای مشاوره زیادی هستند که میتوانند در این مورد شما را یاری دهند.
نویسنده: داگ وایت و پولی وایت
http://www.entrepreneur.com/article/247829
موسسه مشاوره مدیریت آرنیک نیز میتواند در این مورد یاریگر شما باشد.