در مقاله پیشین درباره بخشهایی از وظایف مدیر کانون ارزیابی در زمان درخواست کارفرما برای برگزاری کانون اشاره کردیم در ادامه یک مدیر باید اطلاعات زیر را از کارفرما بخواهد.
- سابقه برگزاری کانون ارزیابی: از نماینده کارفرما درباره سابقه برگزاری کانون در آن شرکت بپرسید. اگر کانون پیشین با ماتریس ویژه ای و یا با تمرینات مشخصی برگزار شده است از آنها مطلع شوید. در بسیاری موارد شرکتها نیاز دارند تا نتایج کانونهای فعلی را با نتایج کانونهای پیشین مقایسه کرده و یا تطبیق دهند. ممکن است کارفرما تمایل داشته باشد مجموعه خاصی از تمرینها در کانون بکار رود. همچنین فرمت گزارشهای پیشین کانون های برگزار شده را بررسی نموده و با کارفرما درباره فرمت گزارشات بازخوردتوافق نمایید. همچنین درباره مشخصاتی مانند شرایط و جزییات کانون با هم مشورت کرده و سندی را تدوین نمایید. این سند معمولا سند سطح ارایه خدمات شناخته میشود و باید شامل الزامات شما و کارفرما باشد. میتوانید برای درخواست فرمت این سند با ادمین موسسه آرنیک تماس بگیرید.
- هدف برگزاری کانون: درباره هدف از برگزاری کانون با کارفرما گفتگو کنید. اگر کانون ارزیابی برای فرآیند جذب افراد به سازمان طراحی و برگزار میشود باید درباره فرمت خروجی و ارایه اطلاعات به کارفرما توافق کنید. اگر هدف از برگزاری کانون سنجش افراد در مسیر ارتقا ست لازم است درباره شیوه ترکیب خروجی های کانون با سایر اطلاعات از جمله سوابق فنی، نمرات ارزیابی عملکرد و یا سایر آزمون های بکاررفته در این فرآیند گفتگو کنید. اگر هدف از برگزاری کانون، توسعه مدیران یا پرسنل است لازم خواهد بود موارد متفاوتی را درطراحی و اجرای کانون رعایت نمایید. همچنین برخی موارد کانون ورودیهای فرآیند توسعه نخبگان را شکل میدهد که در این مورد نیز بایستی درباره شیوه های برگزاری و خروجی های کانون توافق نمایید. دانستن هدف از برگزاری کانون به شما کمک میکند تا فرآیند متناسب تری برای طراحی کانون و انتخاب و کاربرد تمرین های مورد استفاده داشته باشید.
- آشنایی شرکت کنندگان با مفهوم کانون: از کارفرما درباره میزان آشنایی شرکت کنندگان با فرآیند کانون ارزیابی سوال کنید. افراد اگر جزو تازه فارغ التحصیلان باشند به احتمال زیاد درباره کانون و فرآیندهای آن اطلاعی ندارند. خوب است اطلاعات مختصری شامل طول فرآیند، شیوه آمادگی برای فرآیند به آنها داده شود تا در روز کانون با شرایط مساعدی در فرآیند شرکت کنند. میتوان یک ایمیل و یا سند دیگری تهیه کرد که اطلاعات مورد نیاز این افراد در آن وجود داشته باشد و یکی دو روز قبل از کانون با هماهنگی کارفرما این ایمیل را ارسال نمود. نمونه این ایمیل و اطلاعات اولیه را از ادمین موسسه آرنیک بخواهید. اگر افراد حاضر در کانون ارزیابی مدیران و یا پرسنل فعلی سازمان هستند ممکن است دو دسته افراد با سابقه حضور در کانون ارزیابی و بدون سابقه حضور باشند. راهنمای بین المللی کانونهای ارزیابی توصیه میکند تلاش نمایید شرکت کنندگان در کانون ارزیابی بلحاظ اطلاعات درباره فرآیند برگزاری ارزیابی و سنجش در یک سطح قرار بگیرند و انصاف در دانش آنها نسبت به موضوع وجود داشته باشد. در این مورد نیز خوب است با همکاری کارفرما سندی تهیه شود که اطلاعات شرکت کنندگان را تا حد امکان هم سطح نماید.
در مقالات بعدی درباره سایر فعالیتهای مدیرکانون ارزیابی پیش از برگزاری و در حین آن اشاره خواهیم کرد.