سازمانهای زیادی هستند که فعالیت برای بهبود تعلق سازمانی را با برگزاری سنجش های تعلق سازمانی(اشتیاق شغلی) آغاز میکنند. انجا سنجش ایده درست و خوبی ست به شرط آنکه مقدمه و شروعی برای برنامه های اقدام باشد. از سوی دیگر باید آماده باشید که صادقانه و شفاف درباره نتایج سنجش با کارمندان گفتگو کنید.
برای احترام به کارمندان و تقدیر از تلاششان برای بهبود محیط سازمان حتما باید نتایج سنجش ها در اختیار آنان نیز قرار گیرد. این اقدام باعث مشارکت افراد در فهم مطالب و بکارگیری نتایج در طراحی و اجرای آغازگرهای تعلق سازمانی میشود.
- جلسات بازخورد باید تا حد امکان نزدیک به دریافت نتایج برگزار شود. ایده ال ان است که از همان ابتدا و همراه اعلام سنجش در مورد جلسات بازخورد و برنامه عملیاتی نیز برنامه ریزی شده و اطلاع رسانی شود.
- بهتر است که بازخوردها از بالا به پایین شکل بگیرد ابتدا از مدیران ارشد به مدیران میانی و سپس از سوی آنها به کارمندان ارایه شود.
- بهتر است که مدیر ارشد در جلسه بازخورد نتایج حضور داشته باشد تا نشان دهد که مالک نهایی نتایج و مجری اصلی طرح است.
- با استفاده از چند کانال ارتباطی تلاش کنید تا تعداد افراد بیشتری را رد جریان قرار دهید.
- تمرکز باید بر فهم نتایج باشد. تشخیص مسایل و شکاف هایی که نیاز به بررسی های بیشتر دارد. به کارمندان زمان بدهید تا نتایج را درک کرده و تحلیل کنند. اما برای جلسه برنامه ریزی برای اجرا زمان کافی در نظر بگیرید.
- از همه افراد مشارکت کننده و آنهایی که بصورت خاص همکاری کرده اند تشکر کنید.
- درباره فرآیند تصمیم گیری و اجرای برنامه ها و نقش مدیران و کارمندان نیز اطلاع رسانی کنید.
- مثبت و سازنده باشید. توجه کنید که نقاط قوتتان را جشن بگیرید. به همه اطمینان بدهید که برای نمره های کم تنبیه نمیشوند. اما برای فعالیت در جهت بهبود شرایط و شکاف های موجود مسئول و پاسخگو هستند.
بهترین روش ارایه بازخورد نتایج
- ارتباط چهره به چهره بهترین شیوه ارایه نتایج است. جلسات کوچک دپارتمانی تشکیل دهید که نتایج دپارتمان را به اهداف بزرگ سازمانی مرتبط سازد. افراد را ترغیب کنید تا در تحلیل نتایج مشارکت کنند و به مدیران کمک کنند تا بفهمند که معنی دقیق این نتایج در چارچوب دپارتمان آنها چیست.
- از مدیرعامل بخواهید که نتایج کلان سازمانی را در یک جلسه عمومی به افراد اعلام کند.
- یک خلاصه متنی و یا تصویری از نتایج در شبکه داخلی شرکت خود قرار دهید و یا در نشریه تان چاپ کنید. همچنین میتوانید صدا و یا ویدیویی از مدیرعامل به اشتراک بگذارید.
چه کسی باید نتایج را ارایه دهد؟
بصورت عمومی بهترین بازخوردها از سوی مدیران مستقیم ارایه میشود و نه اعضای دپارتمان منابع انسانی و یا مشاوران سازمان. بیشتر مدیران به حمایت و پشتیبانی منابع انسانی و یا مشاور بیرونی نیاز دارند. میتوان در یک گروه از مدیران درمورد برداشت از نتایج و نحوه تحلیل آنها صحبت کرد و به آنها کمک کرد تا نتایج قابل ارایه و نحوه بیان آنرا یاد بگیرند.
اما مواردی نیز وجود دارد که پیشنهاد میشود که اعضای دپارتمان منابع انسانی و یا مشاوران سازمان بهتر میتوانند بازخورد بدهند در سازمانهایی که سطح اعتماد میان افراد پایین است، ارایه نتایج از سوی افراد دیگر میتواند سطح اعتبار نتایج را افزایش دهد و جلسه بازخورد سازنده تری شکل دهد.