نقل قولی قدیمی وجود دارد که میگوید”مهم نیست از کجا شروع میکنید، مهم این است که در کجا به انتها میرسید.” به نظر میرسد در مورد شروع بکار یک نیروی جدید در یک سازمان این موضوع درست نباشد. تجربه شروع بکار یک کارمند جدید اثری بسیار جدی بر مشارکت او، اشتیاق سازمانی او، اثربخشی او و پایان کار او در سازمان شما دارد.
یک فرآیند ورود موفق باید بتواند زمان رسیدن یک فرد به حداکثر کارایی را حداقل کند، رضایت شغلی را افزایش داده و حجم امور اداری را کاهش دهد. این نتایج میتواند حاصل یک ورود شخصی شده برای هر فرد باشد. شخصی سازی در فرآیند ورود از آن جهت مورد استفاده قرار میگیرد که هر فردی در جایگاه خاص، سمت ویژه و حتی مکان متفاوتی نسبت به دیگران کارش را شروع میکند. در روزهای ابتدایی شما باید زمان قابل توجهی را اختصاص دهید تا بر اموری تمرکز کنید که موجب سرعت در رسیدن به اثر بخشی و اشتیاق سازمانی فرد جدید شود.
کلید یک ورود موفق در فرآیندهای آرام و برنامه ریزی شده ای است که حداقل بروکراسی اداری را دنبال کند، نرم افزارهایی که براحتی و سهولت آموخته شود و پرتال هایی که فرآیند ورود را تسهیل نماید. یکی دیگر از مسایل مهم این فرآیند، تمرکز بر ویژگیهای رفتاری فرد است. با دانستن نیازهای شخصیت های مختلف میتوانید بسترهای مشترکی فراهم کنید که هر فرد مطابق مشخصات رفتاری خود با محیط کارش منطبق شود.
کسب اطلاعات در مورد مشخصات رفتاری فرد میتواند با کمک تست های شخصیت شناسی موجود انجام شود. این اطلاعات نه تنها در فاز انتخاب افراد برای یک شغل مفید است بلکه پس از ورود یک فرد به مجموعه میتواند معیار مناسبی برای شخصی سازی فرآیند ورود او باشد.
پس از انجام فرآیندهای اداری و عمومی لازم است بر مبنای سنجش های اولیه در چند مورد تصمیم بگیرید.
روشهای آموزش/یادگیری
افراد با شخصیت های مختلف، تمایلات مختلفی در مورد روش های یادگیری دارند، برای بعضی گوش دادن به جلسات سخنرانی گونه سخت است و برخی دیگر تمایلی به کاربرد متدهای آموزش مجازی ندارند. با تشخیص مشخصات رفتاری فرد میتوانید روش آموزشی مفید و دلنشینی برای وی فراهم کنید.
مدیریت وظایف
مانند مورد یادگیری، هر فردی روش مختص خود را برای انجام وظایف از ابتدا تا انتها دارد. برخی به شدت مقید به فرآیندها هستند و برخی دیگر متدهای انعطاف پذیر را میپسندند. مهارت های مربوط به نظم دهی کاری به مرور زمان آموخته میشوند. اما در زمان ورود فرد باید با تمرکز بر مشخصات کاری و رفتاری فرد دستیابی به موفقیت، اشتیاق سازمانی و اثربخشی او را سرعت دهید.
مدیریت زمان
آیا همکار جدیدتان تمایل دارد با جریان زمان پیش برود و یا اینکه به برنامه دقیق تری احتیاج دارد که جای خطا در آن کمتر است؟ دانستن این مشخصه رفتاری همکار جدیدتان به شما کمک و او کمک خواهد کرد تا توقعاتتان را منطبق کرده و موقعیت های استرس زا را کمتر کنید.
مشارکت در تیم
دانستن تمایلات رفتاری همکار جدید مربوط به مشارکت در یک تیم، بر فرآیند ورود او در گروههای کاری بسیار موثر است. حتی اگر فرد جدید کاری بسیاری فردی داشته باشد فرصت های زیادی برای برقراری ارتباط با دیگران و مشارکت در فعالیت های تیمی وجود خواهد داشت.
ارتباطات مدیریتی
مدیریت رفتاری فرآیند ورود میتواند بر ارتباطات فرد با سرپرست خود نیز موثر باشد. ممکن است بدلیل توقعات نابجا، ارتباطات ضعیف و یا عدم آگاهی از برداشت های فرد دیگر مشکلاتی بوجود بیاید. با اطلاع از مدل رفتاری فرد جدید، سرپرست و یا مدیر وی میتواند موقعیت هایی را که بر روابط میان او و یا سایر همکاران با فرد جدید تکیه دارد بهتر شناخته و اصلاح کند.
با دانستن اهمیت فرآیند ورود افراد و آگاهی از مشخصات فردی آنها بهتر است جمله ابتدای متن را اصلاح کنیم “جایی که شروع میکنید مهم است.” با شروع کردن از یک نقطه درست در فرآیند ورود به سازمان و طراحی برنامه آرام و مناسب برای قرار گرفتن فرد در جایگاه شغلی اش، نه تنها اطلاعات مناسبی از او کسب میکنید بلکه به او کمک میکنید تا با رضایت بیشتری کارش را تمام کند.
نویسنده: چارلز کاگل
http://www.entrepreneur.com/article/248367