بهبود ارتباطات سازمانی یکی از مهمترین توصیه هایی است که میتواند منجر به رخدادهای مثبت فراوانی در سازمان شود. علیرغم تصور ما از وجود ارتباطات کافی در سازمانها (بواسطه نوع فرهنگ کارمندان) باید گفت که در اکثر مواقع ارتباطات نه بر اساس واقعیت ها و اهداف سازمانی بلکه بر مبنای شایعات و تصورات افراد از رخدادها شکل گرفته و بیش از آنکه مفید باشد، مسموم و مضر است.
به همین دلیل در اکثر برنامه های بهبود اشتیاق شغلی و یا جوسازمانی پیشنهاد میشود که ارتباطات صحیح و سازنده بعنوان یک نیازمندی و ضرورت مورد توجه قرار گیرد و با شیوه های متفاوت افزایش یابد.
در همین راستا میتوان برنامه ارتباطات سازمان را تدوین نمود. این برنامه میتواند شامل دو بخش کلی ارتباطات رسمی و غیر رسمی باشد. منظور از ارتباطات رسمی مجموعه برنامه ها و ملاقاتهایی است که میان مدیران و همکاران و در مورد مباحث شغل و کار برگزار میشود. در برابر ارتباطات غیر رسمی ملاقات ها و یا برنامه هایی است که میان همکاران ( و در برخی موارد خانواده آنها) برگزار میشود و مباحث شغلی و کاری موضوع اصلی آنها نیست.
ارتباطات رسمی و غیر رسمی
این دو دسته ارتباطات میتواند دو هدف عمده را محقق کند. ارتباطات رسمی منجر به بهبود جریان اطلاعات سازمانی شده و ضمن ایجاد شفافیت در روابط مدیران و کارمندان، بازار شایعات و تصورات را کساد میکند. و ارتباطات غیر رسمی با ایجاد فرصت گفتگو و تعامل و کشف علایق مشترک، دوستی و صمیمت بیشتری میان افراد برقرار میکند. هر دوی این اهداف میتواند اشتیاق شغلی کارمندان و در نتیجه کارایی سازمان را به میزان قابل توجهی بهبود دهد.
تدوین برنامه مشخص برای این مجموعه ارتباطات اولین ضمانت اجرایی آن است. در گام دوم لازم است افرادی از خود سازمان و حتی از میان پرسنل مسئولیت این برنامه ها، تداوم اجرا، بهبود فرآیند برگزاری و رفع نواقص را برعهده بگیرند تا مشارکت و همراهی کارمندان به ارتباطات سازمانی عمق و معنای بیشتری ببخشد.